Als Schuldnercoach finde ich oft eine unglaubliche Sammlung ungeöffneter und unsortierter Post vor. Da selbst diese Stapel mit überschaubarem Aufwand zu bewältigen sind, will ich meinen Ablauf zur Papierablage beschreiben, um bei Bedarf eine Anleitung zur Selbsthilfe zu leisten.
Der hier beispielhaft dokumentierte Fall hat vier Stunden in Anspruch genommen. Er bestand aus der unbearbeiteten Post zweier Jahre einer dreiköpfigen Familie mit Selbständigkeit, Haustier und schwerer Krankheit.
Zuerst gilt es, die Kuverts zu öffnen, Dokumente zu entfalten und für jeden Gläubiger bzw. jedes Thema einen separaten Stapel zu machen. Wichtig dabei ist, sich jetzt nicht mit den Inhalten zu beschäftigen, sonst verzettelt man sich und wird nie fertig. Ein Notizzettel für Erinnerungen kann jedoch hilfreich sein, dann weiß man, was im Anschluß erledigt werden kann.
Wenn alles fertig vorsortiert ist, werden die einzelnen Stapel nach Datum geordnet – immer neueste Schreiben nach oben – dann gelocht und in einen Aktenordner mit Register-Trennern abgeheftet. Mit eigenen Immobilien, einer Selbständigkeit oder vielen Bankverbindungen nimmt man entsprechend mehrere Ordner.
Den Orderrücken muss man eindeutig beschriften, damit man den Ordner im Regal wiederfindet. Ein Registerdeckblatt je Ordner hilft dann innerhalb des Ordners beim Finden und Ablegen von Dokumenten. Zusätzlich kann man bei Bedarf noch Mappen oder Trennblätter verwenden.
Wenn dann alles auf dem aktuellen Stand abgelegt ist, gilt es, ein System zu entwickeln, das zukünftige Unübersichtlichkeit verhindert. Man sollte es nicht erneut schleifen lassen, sonst muss man wieder großen Initial-Aufwand hineinstecken und davor drückt man sich vielleicht gerne.
Ich selbst sammle seit Jahren neue Post zentral an einer Stelle im Arbeitszimmer. Einmal wöchentlich hefte ich dann den gesammelten Posteingang von meiner Frau und mir in unsere Aktenordner ab.
Pro Woche dauert das kaum länger als 15 Minuten. Zudem scanne ich dabei sogar noch jedes Dokument als PDF ein, aber das wird ein weiterer Artikel auf diesem Blog.
Eine kleine Ergänzung: das Deckblatt für Register kann gut ausdrucken und in einer Klarsichthülle anheften. Bei häufig wechselnden Inhalten sieht das dann immer ordentlich aus.
Ansonsten ist dem Vorgehen nicht mehr hinzuzufügen – ich selbst lege meine Dokumente aber nur 1-2 Mal im Monat ab